Ülevaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis

Teema esitlus: "Ülevaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis"— Esitluse väljavõte:

1 Ülevaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis
Teabepäev «Milline on avaliku teabe tervis?» Tartu 2019 Kaido Kivilaan

2 MÕISTED Arhiivieeskiri – reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile... Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse Failivorming - meetod, kuidas mingi kindel teave kodeeritakse faili selleks, et andmekandjale salvestada Arhiivivorming – arhiivieeskirja lisas kirjeldatud RA poolt soovitatud failivorming

3 PÕHIMÕTTELISED MUUDATUSED
Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus (ArhE) (end. asutus annab üle arhiivivormingus) Soovituslik vormingute loetelu (end. kohustuslik vormingute loetelu) Arhiivieeskirja ja lisa täiendab omakorda veel juhis (end. juhist eraldi ei olnud).

4 SÄILITAMISE EESMÄRK Sisu, terviklus Kasutatavus, kujundus Väärtus
Autentsus, usaldus- väärsus Kontekst, struktuur DOKUMENDI OLULISED OMADUSED

5 OHUD OMADUSTE SÄILITAMISEL
Riskide haldus ja kontrollitavus Tarkvara ja versioonide aegumine Failide konverteerimisel/migreerimisel infokadu Faili suuruse hüppeline kasv migreerimisel Seoste kadu teiste failidega Mitteavatav krüpteeritud fail … jne

6 TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS
Failivormingute valikukriteeriumid: Võimalikult lihtne kasutustarkvara Versioon stabiilne ning tagasiühilduv Lai tarkvara tugi (avatud lähtekood) Lai kasutajate ring ja teadmusbaas Õiguslikult avatud Avatud spetsifikatsiooniga Soodsad säilitamiskulud

7 TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS
Trendide jälgimine Muutused ja suunad tarkvara-maastikul Lai kasutajaskond Võimalikud “elujõulised” vormingud Koostöö Eesti asutustega Kokkuvõte teiste rahvusvaheliste mäluasutuste vormingusoovitustest ( Rakendustarkvara testimine ja analüüs Rahvusvaheline koostöö

8 VORMINGUTE VÕRDLUS Võrreldud 25 erinevat mäluasutust
13 erinevat vormingute kategooriat 124 erinevat vormingut Kaasatud ka Archivematica, FADGI, Memoriav jt

9 Tekstidokumentide vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: TXT – Lihttekst (pole vajadust säilitada kujundus, lai tarkvaratugi, avatud) ODT - Open Document Format Text DOCX - MS Office Open Format XML Document PDF/A-2a (toetab PDF/A maksimumvõimalusi) ** Riskantsed vormingud: PDF/A-1a, PDF/A-3a * Mittesoovitatavad või juhtumipõhiselt otsustatavad vormingud: PDF (üldstandard, mitte PDF/A) RTF, DOC

10 Tabeldokumentide vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: CSV - Lihttekst ODS - Open Document Format Spreadsheet XLSX - MS Office Open Format XML Spreadsheet ** Riskantsed vormingud: XLS * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF PDF/A-2a

11 Esitlusdokumendi vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: ODP - Open Document Format Presentation PPTX - MS Office Open Format XML Presentation PDF/A-2a ** Riskantsed vormingud: PPT * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF

12 E-kirjade vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: EML - üksikkiri MBOX – kaust ** Riskantsed vormingud: PDF/A-2u * Juhtumipõhiselt otsustatav: MSG PST PDF

13 Pildifailide vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: TIFF (Tagged Image File Format  ver 6; pakkimata [uncompressed]), PNG (Portable Network Graphics ver 1.2); JP2 (JPEG2000 standardi osa 1, kadudeta pakkimine); DNG (Adobe Digital Negative ver ). ** Riskantsed vormingud: RAW * Juhtumipõhiselt otsustatav: JPG GIF

14 Vektorgraafika ja CAD vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud: SVG (Scalable vector graphics ver 1.1, keelatud on Java binding ja Javascript kood) DXF (AutoCAD Drawing Interchange Format) DGN (MicroStation Design) IFC (Industry Foundation Classes) ** Riskantsed vormingud: DWG (AutoCAD Drawing) * Juhtumipõhiselt otsustatav: STL (3D Print Stereolithography Format, 3D-printerites kasutatav vorming) PDF/A-2a

15 GIS vektorandmete vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud GIS vektorandmete puhul: GML (Geographic Markup Language alates ver 3.0),  OGC GeoPackage  GeoJSON ** Riskantsed vormingud:  SHP (ESRI Shape file)  * Juhtumipõhiselt otsustatav: LAS/LAZ (Lidar Laser Scanning või ... LAS-Zipped) OCAD

16 GIS rasterandmete vormingu-soovitused
*** Eelistatavad vormingud GIS Rasterandmete puhul  GeoTIFF (TIFF+EWF.XML) OGC GeoPackage GeoPNG GeoJPEG2000 * Juhtumipõhiselt otsustatav: ECW satelliidi- ja aerofotode puhul

17 Filmiarhiivi soovituslikud vormingud
Filmi- ja videofailide loomiseks eristatakse: Digitaalne videodokument Professionaalne digitaalne film Filmide ja videote kasutuskoopiad Helifailide loomiseks eristatakse: Heliteos Helidokument

18 TÄIENDAVAD TEGEVUSED Mitte-arhiivivormingus faili(de) korral
Asutus pöördub nõustamiseks Rahvusarhiivi poole Koostöös RAga selgub edasine tegevuskava RA tagab võimekuse ka spetsiifilisemate vormingute säilitamiseks ( EML, MBOX, CAD, GIS jne) Andmebaaside loomiseks/üleandmiseks on eraldi protseduur. Andmebaasi kogutavate failide (BLOB, CLOB) vorminguks soovitame samuti kasutada arhiivivorminguid

19 Tänan tähelepanu eest!