Projektijuhtimine Teema 5: Projekti lõpetamine Peeter Normak.

Teema esitlus: "Projektijuhtimine Teema 5: Projekti lõpetamine Peeter Normak."— Esitluse väljavõte:

1 Projektijuhtimine Teema 5: Projekti lõpetamine Peeter Normak

2 Kava Kodutöö analüüs Projekti lõpetamine:
Projekti lõpetavad tegevused Projekti lõpetamisel esinevad probleemid Analüüsidokument Projekti lõpetamise fikseerimine Lõpetamisjärgsed tegevused Tarkvaraprojektide üldküsimused

3 Kodutöö - individuaalselt
Sõnasta tervikliku kvaliteedijuhtimise (Total Quality Management, TQM) põhimõtted ja analüüsi, milles seisneks nende põhimõtete rakendamine kavandatava projekti täitmises. Tutvu projektijuhtide eetikakoodeksi Project Management Professional Code of Professional Conduct põhinõuetega ning määratle, millise nõude järgimine on olulisim kavandatavas projektis. Analüüsi loengukonspektis (Lisa 8, vt ka ) toodud retsensiooni ning vasta järgmistele küsimustele: Mida võiks pidada projekti tugevusteks ja nõrkusteks (otsustades vaid retsensiooni põhjal)? Millised on retsensiooni nõrkused (sh põhjalikumat käsitlust vajav)? Fail on ka 8-Retsensioon.doc

4 Projekti lõpetamine Lõpetamisega seotud tegevused moodustavad PMBOK Guide järgi omaette protsessirühma. Eesmärk: projekti tulemi aktsepteerimine tellija poolt ning projekti administratiivne lõpetamine. Üldjuhul peab projekti lõpparuande esitama teatud aja jooksul peale projekti lõppu (tavaliselt 1-3 kuu jooksul). NB! Projekti lõpetamiseks vajalikke tegevusi tuleb silmas pidada/arvestada juba oluliselt enne projekti formaalset lõppu.

5 Projekti lõpetamise tegevused
Projekti formaalse lõpetamise tegevuste (näiteks tulemuste esitluste ja/või vastuvõtutestide) ettevalmistamine ja läbiviimine. Projekti raames sõlmitud lepingute lõpetamine (sh varade üleandmine). Projekti lõpetamise dokumentide (näit üleandmis-vastuvõtuaktide, lõpparuande jmt) ettevalmistamine ja vajadusel allakirjutamine. Projektidokumentatsiooni korrastamine ja arhiveerimine. Projekti analüüsidokumendi (lessons-learned) koostamine (sh ettepanekud edaspidiseks).

6 Millised probleemid võivad projekti lõpufaasis esile kerkida?
Diskussioon Millised probleemid võivad projekti lõpufaasis esile kerkida?

7 Projekti lõpufaasis ilmnevad probleemid
Ideaaljuhtum: projektijuhtimise kolmnurga kõik kolm külge (aeg, kulud, skoop) on soovikohaselt täidetud. Tavaliselt esineb vähemalt üks järgmistest probleemidest: Ajapuudus Ressursipuudus Skoop on liiga lai. Muud olulisemad probleemid: Projekti käestlibisemine. Projektimeeskonna suunamine teistele tegevustele. Võimalikud lahendused sõltuvad eraldi igast juhtumist – ei leidu universaalseid lahendusi. Probeem eriti juhul, kui projekti lõpptähtaeg ei ole rangelt fikseeritud.

8 Suurim oht – projekti käestlibisemine
Projekti käestlibisemine (project drift) on üks sagedamini esinevaid probleeme. Võimalikud põhjused: Täitjate prioriteedid/motivatsioon suunduvad projektist väljapoole (näiteks uue töökoha otsimine). Tellijate poolt täiendavate (sageli õigustatud) nõudmiste esitamine. Näited: 1) TPÜ veebileht; 2) Projekti formaalse lõpetamise protseduuride venimine.

9 Teistele tegevustele suundumine
Mittelegaalsete kulude tekkimine, mis tuleb katta projektivälistest vahenditest. Näide: EV aruanne+puhkus. Teiste projektide/tegevuste (sh eelarve ja töötasude) ümberjagamine, tagades vabanenud liikmete tööhõive. Näide: pidevalt Uute töökohtade leidmine vabanenud liikmetele, keda ei õnnestunud muudele tegevustele ümber suunata. Näide: sihiteema “Hajutatud arhitektuuriga e-õppe keskkonnad, nende koostalitlus ja rakendusmudelid”.

10 Analüüsidokument Eesmärk: projekti ettevalmistamisest ja täitmisest saadud kogemuse dokumenteerimine. Analüüsidokumendi struktuur vastab üldjuhul projekti struktuurile ning see võiks käsitleda järgmiseid küsimusi: Projekti piirangud Rakendatud protseduurid/meetod Õnnestunud lahendused, mida on otstarbekas rakendada ka edaspidi Ilmnenud probleemid, nende lahendus ja lahenduste hinnangud Ettepanekud edaspidiseks, arvestades ka võimalikke trende ja eritingimusi Üldhinnang Analüüsidokumendi koostamisse peaks olema kaasatud kõik projektimeeskonna liikmed ning see peaks edaspidi olema neile ka kättesaadav (üldjuhul ei pruugi see dokument olla vabalt kättesaadav).

11 Projekti lõpetamisjärgne tegevus
Eesmärk: projekti tulemist võimalikult suure lisaväärtuse saamine, sh. heade eelduste loomine järgnevate eesmärkide saavutamiseks. Näiteks: Tulemuste levitamine: Pressiteated Artiklid ajakirjanduses Konverentsiettekanded Interneti vahendus .... Tulemuste juurutamine/rakendamine. Jätkuprojektide ettevalmistamine ja läbiviimine. NB! Kompetents annab tugevuse, kogemus kiiruse.

12 Ülesanded Milliseid täiendavaid võimalusi võiks projekti tulemustest informeerimiseks kasutada? Tuua näiteid reaalselt täidetud projektide tulemuste juurutamise alastest tegevustest.

13 Edasi …

14 Tervikliku kvaliteedijuhtimise aspektid
Juhtimine (tippjuhtkonna eestvedamine, saavutuste tunnustamine, …). Kvaliteedi strateegiline kavandamine. Kliendikesksus. Mõõtmine ja analüüs (ja sellele tuginevalt lahenduste väljatöötamine). Tööjõu kvaliteet (koolitused, motiveerimine, …). Tegevus (uute meetodite juurutamine, meeskonnatöö toetamine, …). Tooted (nulldefekti taotlemine, kogukulude vähendamine, …).

15 Projektijuhtide tegevuskoodeksi põhimõtted
Oma tegevusest korrektne ja tõene informeerimine. Regulatsioonide võimalikest mittejärgimistest informeerimine. Eetikanõuete järgimine. Võimalikest huvide konfliktist teatamine. Kvalifikatsioonides ja teenustest tõese informatsiooni avaldamie. Teenuste osutamisel regulatsionide ja eetikanõuete järgimine. Intellektuaalomandi austamine. Käesoleva tegevuskoodeksi põhimõtete levitamine. Kulude ja toodete kohta korrektsete hinnangute andmine. Teenuste skoobi ja eesmärkide järgimine. Konfidentsiaalsuse austamine mitteavalike andmete osas. Kliendi mittekahjustamine huvide konflikti korral. Mitteasjakohastest soodustustest (sh kingitused) hoidumine.

16 Retsensiooni analüüs – projekti tugevused ja nõrkused
Aktuaalne problemaatika. Kaasatud on ülikooli akadeemilised töötajad ja üliõpilased. Nõrkused Projekt on liiga laia fookusega – õppekava, aineraamatu, arvutitarkvara ja metoodikate väljatöötamine, ning nende rakendamine. Need tegevused nõuavad erinevat kompetentsi -> jagada kolmeks projektiks. Projekt ei tugine uuringutele, ega ole neid kavas ka projekti raames. Üliõpilaste oskused ei ole professionaalse tarkvara loomiseks üldjuhul piisavad. Projekti eelarve ei ole adekvaatne (sh ülikoolil on multimeediumi autoritarkvara olemas). Projekti laiahaardelisuse tõttu on selle riskid liiga suured.

17 Retsensiooni analüüs – puudujäägid
Ei selgu, kas projekti raames oli kavas ka metoodikad välja töötada. Viitamine Tempus-projektile ei ole asjakohane. Retsensioon ei käsitle taotletava projekti riske (üheks riskiks on ka see, et projekti täitjatel puudub sarnaste projektide täitmise kogemus). Retsensioon ei käsitle seda, kuivõrd on projekti raames kavas kasutada teiste riikide kogemust. Retsensiooni viimane lause “Arvestades eelpoolöeldut soovitan retsenseeritav taotlus rahuldada” ei väljenda retsensendi mõtet adekvaatselt – ilmselt oli mõeldud, et juhul kui eelpoolöeldut arvestatakse, siis võib taotluse rahuldada.