Ülevaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis Teabepäev «Milline on avaliku teabe tervis?» Tartu 2019 Kaido Kivilaan
MÕISTED Arhiivieeskiri – reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile... Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse Failivorming - meetod, kuidas mingi kindel teave kodeeritakse faili selleks, et andmekandjale salvestada Arhiivivorming – arhiivieeskirja lisas kirjeldatud RA poolt soovitatud failivorming
PÕHIMÕTTELISED MUUDATUSED Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus (ArhE) (end. asutus annab üle arhiivivormingus) Soovituslik vormingute loetelu (end. kohustuslik vormingute loetelu) Arhiivieeskirja ja lisa täiendab omakorda veel juhis (end. juhist eraldi ei olnud).
SÄILITAMISE EESMÄRK Sisu, terviklus Kasutatavus, kujundus Väärtus Autentsus, usaldus- väärsus Kontekst, struktuur DOKUMENDI OLULISED OMADUSED
OHUD OMADUSTE SÄILITAMISEL Riskide haldus ja kontrollitavus Tarkvara ja versioonide aegumine Failide konverteerimisel/migreerimisel infokadu Faili suuruse hüppeline kasv migreerimisel Seoste kadu teiste failidega Mitteavatav krüpteeritud fail … jne
TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS Failivormingute valikukriteeriumid: Võimalikult lihtne kasutustarkvara Versioon stabiilne ning tagasiühilduv Lai tarkvara tugi (avatud lähtekood) Lai kasutajate ring ja teadmusbaas Õiguslikult avatud Avatud spetsifikatsiooniga Soodsad säilitamiskulud
TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS Trendide jälgimine Muutused ja suunad tarkvara-maastikul Lai kasutajaskond Võimalikud “elujõulised” vormingud Koostöö Eesti asutustega Kokkuvõte teiste rahvusvaheliste mäluasutuste vormingusoovitustest (https://tinyurl.com/y5xroxdg) Rakendustarkvara testimine ja analüüs Rahvusvaheline koostöö
VORMINGUTE VÕRDLUS Võrreldud 25 erinevat mäluasutust 13 erinevat vormingute kategooriat 124 erinevat vormingut Kaasatud ka Archivematica, FADGI, Memoriav jt
Tekstidokumentide vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: TXT – Lihttekst (pole vajadust säilitada kujundus, lai tarkvaratugi, avatud) ODT - Open Document Format Text DOCX - MS Office Open Format XML Document PDF/A-2a (toetab PDF/A maksimumvõimalusi) ** Riskantsed vormingud: PDF/A-1a, PDF/A-3a * Mittesoovitatavad või juhtumipõhiselt otsustatavad vormingud: PDF (üldstandard, mitte PDF/A) RTF, DOC
Tabeldokumentide vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: CSV - Lihttekst ODS - Open Document Format Spreadsheet XLSX - MS Office Open Format XML Spreadsheet ** Riskantsed vormingud: XLS * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF PDF/A-2a
Esitlusdokumendi vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: ODP - Open Document Format Presentation PPTX - MS Office Open Format XML Presentation PDF/A-2a ** Riskantsed vormingud: PPT * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF
E-kirjade vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: EML - üksikkiri MBOX – kaust ** Riskantsed vormingud: PDF/A-2u * Juhtumipõhiselt otsustatav: MSG PST PDF
Pildifailide vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: TIFF (Tagged Image File Format ver 6; pakkimata [uncompressed]), PNG (Portable Network Graphics ver 1.2); JP2 (JPEG2000 standardi osa 1, kadudeta pakkimine); DNG (Adobe Digital Negative ver 1.4.0.0). ** Riskantsed vormingud: RAW * Juhtumipõhiselt otsustatav: JPG GIF
Vektorgraafika ja CAD vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: SVG (Scalable vector graphics ver 1.1, keelatud on Java binding ja Javascript kood) DXF (AutoCAD Drawing Interchange Format) DGN (MicroStation Design) IFC (Industry Foundation Classes) ** Riskantsed vormingud: DWG (AutoCAD Drawing) * Juhtumipõhiselt otsustatav: STL (3D Print Stereolithography Format, 3D-printerites kasutatav vorming) PDF/A-2a
GIS vektorandmete vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud GIS vektorandmete puhul: GML (Geographic Markup Language alates ver 3.0), OGC GeoPackage GeoJSON ** Riskantsed vormingud: SHP (ESRI Shape file) * Juhtumipõhiselt otsustatav: LAS/LAZ (Lidar Laser Scanning või ... LAS-Zipped) OCAD
GIS rasterandmete vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud GIS Rasterandmete puhul GeoTIFF (TIFF+EWF.XML) OGC GeoPackage GeoPNG GeoJPEG2000 * Juhtumipõhiselt otsustatav: ECW satelliidi- ja aerofotode puhul
Filmiarhiivi soovituslikud vormingud Filmi- ja videofailide loomiseks eristatakse: Digitaalne videodokument Professionaalne digitaalne film Filmide ja videote kasutuskoopiad Helifailide loomiseks eristatakse: Heliteos Helidokument
TÄIENDAVAD TEGEVUSED Mitte-arhiivivormingus faili(de) korral Asutus pöördub nõustamiseks Rahvusarhiivi poole Koostöös RAga selgub edasine tegevuskava RA tagab võimekuse ka spetsiifilisemate vormingute säilitamiseks (E-mail EML, MBOX, CAD, GIS jne) Andmebaaside loomiseks/üleandmiseks on eraldi protseduur. Andmebaasi kogutavate failide (BLOB, CLOB) vorminguks soovitame samuti kasutada arhiivivorminguid
Tänan tähelepanu eest! Kaido.Kivilaan@ra.ee