linna finantstöötajate infopäevale! Tere tulemast linna finantstöötajate infopäevale! 6.12.2019
Linna finantstöötajate infopäeva ajakava 9.30 Katrin Kendra, infopäeva avasõnad Silver Tamm, makseliiklusest, nõuete haldusest Kaja Vahar, raamatupidamisest üldiselt Merje Aas, osturaamatupidamisest ja varadest Ene Vaher, müügiraamatupidamisest 11.30 Kohvipaus 12.00 Raul Nugis (KPMG) ja Kristjan Paemurru (FIS), andmete analüüsist ja kasulikkusest otsustamisel 13.00 Lõuna 13.30 prof Peeter Järvelaid`iga J.Poska muuseumituur
Finantsteenistus täna Aastal 2020 täitub linna finantsteenistusel 20. tegevusaasta!
Finantsteenistuse tänased funktsioonid
Finantsteenistus homme? Suund kompetentsi/ nõustamiskeskuse poole, st rõhuasetus pigem ennetavatel tegevustel, mitte tagajärgede likvideerimisel. Arendada tugev andmeanalüüsi kompetents ja võimekus, mis toetab linna eesmärkide saavutamist, suunitlus eelarvete ja aruannete koostamiselt aruannetes kajastuvate andmete analüüsile, nende omavaheliste seoste leidmisele, mudeldamisele, prognoosimisele. Tugev finantsanalüüsi võimekus, mis toetab linna investeerimisotsuste tegemist, koostöö selles osas LVA-ga. Majandusarvestuse vallas toetame maksu/kuluefektiivsete otsuste tegemist, suunitlus „konteerimiselt“ nõustamisele. Eeldab koostööd ametiasutustega ja nende kaasamõtlemist. Tugev välisrahastuse kaasamise ja välisprojektide juhtimise kompetents, suunitlus nõustamiselt eestvedamisele. Protsesside automatiseerimine ja katmine IT lahendustega, mis toetab eeltoodud eesmärke.
Eelarvete menetlemine eile-täna?!
Kuidas saame koostööd ja töö tulemust parandada? Investeeringute planeerimisel aluseks kehtiva eelarvestrateegia investeeringute lisa. Eelarve projektid esitada tähtaegselt ja etteantud vormidel, lisades põhjaliku seletuskirja. Ainult seletuskirjas kajastatud lisataotlused ei ole eelarve koostamisel aluseks. Suuline kokkulepe linnapea või abilinnaga ei ole aluseks eelarve muudatustele, vajalik kirjalik kinnitus. Kõik pärast eelarve projekti esitamise tähtaega tekkivad tööjõukulude lisataotlused tuleb esitada linna finantsteenistusele ja samaaegselt ka linna personaliteenistusele. Kui linnavalitsus on eelarve eelnõu esitanud linnavolikogule, saab muudatusi eelnõus teha vaid ametlikult läbi muudatusettepaneku esitamise volikogus. Enne iga projekti, investeeringu või muu rahalisi kulutusi kaasa toovate tegevusega alustamist tuleb läbi mõelda ka nö äri/finantsplaan ja tegevuskava, sh otstarve, rahastamise skeem ja sisendkäibemaksu maha arvamise võimalikkus ja võimalused. Ootame teie kaasa mõtlemist ning ettepanekuid, kuidas saaksime linna finantshaldust tõhustada ja parandada, kuidas saaksime olla teile kasulikud ja mis osas vajaks koostöö tõhustamist.
Tallinna linna 2020. aasta eelarve 2020. aasta eelarve üldmaht 823 745 947 eurot € ligi 62 mln € ehk ca 8% enam kui 2019. aasta esialgne eelarve Peamine tuluallikas tulumaks 486 mln €, ehk 63% tuludest, kasv 11% tulusaajate kasv üle 1000 inimese, keskmine brutotulu kasv 5-7%, määr 11,93%-lt 11,96%-le Tegevuskuludest ligi 65% moodustab kolm valdkonda: haridusvaldkond 41%, transport 13% ja sotsiaalhoolekanne 10% kuludest 47% tööjõukulud, 20% erinevad antavad toetused füüsilistele ja juriidilistele isikutele 272 linna asutust, sh 196 neist haridusvaldkonnas Investeeringuid ca 142 mln €, sellest ligi 65% moodustab kaks valdkonda: haridus 35%, teed ja tänavad 29,5%
Linna raamatupidamis- keskus
Linna raamatupidamiskeskusel täitus 10 aastat! Ajaloost … 2000 Loodi linna finantsteenistus Organisatsioon ebaühtlase tasemega, keskset valdkondlikku juthtimist ei toimunud, erinevate IT lahenduste paljusus, süsteemid omavahel integreerimata, konsolideerivad süsteemid puudusid, aruandlus ebausaldusväärne, senine eelarvestamine ja rahavoogude juhtimine ei toetanud linna eesmärkide saavutamist 2001-2002 PWC töötas linnale välja uue kaasaegse finantsjuhtimise mudeli (FJM) väljatöötamine FJM mudel nägi mh ette: Ühtse finantsinfosüsteemi kasutuselevõtu Uue raamatupidamise sise-eeskirja väljatöötamise ning raamatupidamise tsentraliseerimise 2003 Alustas tööd FJMi juurutamise projektorganisatsioon, millel oli 3 osaprojekti: finantsjuhtimise infosüsteemi (FIS) raamatupidamise eelarvestamise ressursijuhtimine
Ajaloost …. 2004-2007 Raamatupidamine tsentraliseeriti ametiasutuste tasandile Sh I etapis olid: Tallinna Kommunaalamet, Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet ning Kristiine, Mustamäe ja Pirita linnaosa valitsuste haldusalad oma seniste tarkvarade baasil. Ühtne finantsinfosüsteem SAP võeti kasutusele 2005! 1.10.2009 Alustas tööd linna raamatupidamiskeskus, sh tulid teenindamisele: 7 ametit ja 3 valitseva mõju all olevat üksust: Linnaarhiiv, Perekonnaseisuamet, Transpordiamet, Ettevõtlusamet, Linnavaraamet, Linnaplaneerimise Amet ja Munitsipaalpolitsei Amet ning SA Tallinn 2011, SA Tallinna Arengu- ja Koolituskeskus, OÜ Vabaduse Väljaku Parkimismaja 2016 Keskuse teenindamisele lisandus viimase haldusalana Tallinna Haridusamet Teenindatavaid lisandub edaspidi juurde - linna sihtasutused, äriühingud ja MTÜd!
Linna raamatupidamiskeskus täna, aastal 2019 5_sihtasutust 3 äriühingut 2 MTÜ-d Aruandlus 15 ametit 8 LOVi 248 hallatavat asutust Üle 17 tuh töötaja, sh ca 2 tuhat VÕS lepinguga Jooksev raamatupidamis-arvestus Üle 10-ne majandusaasta aruande (linn, + keskuses teenindatavad SAd, äriühingud ja MTÜd) Ca 48 tuh müügidok., kuus Nõustamine, juhendamine, kaasatus infosüsteemide arendustesse Ca 17 tuh kuludok., kuus Finantsarvestuse sektor (9 töötajat) Palgaarvestuse sektor (17 töötajat) Osturaamatupidamise ja varade arvestuse sektor (28 töötajat) Müügiraamatupidamise sektor (24 töötajat)
LTP majanduskulude moodul Linnatöötaja portaal Nn omanik linna personaliteenistus Esimesed asutused live´i 2020 II p/a LTP lähetuste moodul Nn omanik linna haldusteenistus 2018 valmis detailanalüüs. LTP-ga jätkamine hetkel uuesti läbivaatamisel. LTP varade moodul Analüüsi läbiviimist ja nn omanikku ei ole veel otsustatud LTP majanduskulude moodul
Sise-eeskirja muudatused Mõistete ajakohastamine ja praktikaga vastavusse viimine Piirmäärade kaasajastamine lubatud kassajääk suureneb 2 korda (absoluutsummas 1000 eurolt 2000 eurole; tuletatud jäägi meetodil leitud summa kahekordistub); lisandub linnakassa juhataja poolt aktsepteeritud sularaha kassajääk viivisarve väljastamise piirmäär kolmelt eurolt viiele eurole. Linna finantsteenistusele antakse õigus esitada linna asutuste majandustehingute kohta õigustatud isikutele (nt Riigikontroll, audiitorid) aruandeid. Aruandes kajastatud majandustehingute sisu kohta annab vajadusel selgitusi asutus.
Sise-eeskirja muudatused Topelt arvestuse vältimise eesmärgil lõpetatakse FISis arvestuse pidama väheväärtuslike varade üle, mille kohta peetakse analüütilist arvestust muudes riiklikes registrites. Nt varad: kunstiväärtused ja museaalid, raamatukogude teavikud. Edasimüügi eesmärgil soetatud varude arvestus: varude maksumus kantakse soetamisel kuludesse aasta lõpul varude inventeeritakse ning kui varude jääkmaksumus ületab 5000 eurot, kajastatakse bilansis.
Sise-eeskirja muudatused Sularahaostud - lubatud üksnes juhul, kui ülekandega arveldamine ei ole võimalik või otstarbekas. Ostu- ja müügiarvetel ei ole lubatud kajastada eriliigilisi isikuandmeid (NB! eraisikute terviseandmed!)!
Sise-eeskirja muudatused Linna varade arvestuspõhimõtete ühtlustamise eesmärgil ei ole asutustel enam võimalik kehtestada väheväärtuslike varade arvele võtmiseks üldisest piirmäärast (500 eurot) madalamat piirmäära. Madalama piirmäära saab kehtestada linnapea käskkirjaga ülelinnaliselt. Asutus võib ka edaspidi vajadusel jätkata soetusmaksumusega alla 500 euro varade üle arvestuse pidamist, kuid nende üle ei peeta arvestust FIS-i vastavates registrites, vaid asutuses sisse seatud registrites (nt exceli tabelites).
Aruannetest Lisasime enim kasutust leidvate raamatupidamisaruannete info veebi: Lisame lingi …. Nt: KSB1 ZVALJAVOTE
Osturaamatupidamine ja varade arvestus 2019 märksõnad: E-arved Hankijakaardi automaatne loomine ja pargitud kannetest loobumine Sõidupäevikud al 1.01.2019 Arvekeskuses Arvekeskuses järelevalve kesksete ostude, IT vara soetuse ja ettemaksete kooskõlastuse üle Oleme üle vaatamas kulukontode kasutust ja kontode selgitusi (NB! muude kulude kontode kasutus)
E-arvete osakaal kogu arvete mahust 2019. aastal Infoks - ostuarvete kogumaht ühes kuus on ca 14-15 tuhat arvet.
E-arvete puhul täna aktuaalne Lepingu sõnastus: Müüja esitab ostjale arve e-arvena. Raamatupidamiskeskus monitoorib Arvekeskusesse edastatavaid pdf arveid Linn ei peaks maksma teenustasu tarnijale e-arve koostamise eest! E-arve XML-id on vigased: Arve saaja registrikood on vale! Vt palun asutuste kodulehti! arve xml ei vasta arve pdf-ile, nt: - Käibemaks ei kajastu xml failis, arve kokku on erinev - IBANid pdf arvel ja xml failis erinevad
Enamlevinud vead tarnijatel e-arvetele üleminekul
Eritähelepanu faktooritud arvetele! Faktooritud arvete puhul tuleb linnal tasuda tarnija arve faktooringu andjale, ehk pangale (tarnija on raha pangalt juba arve koostamisel kätte saanud)! Faktooritud arvete puhul peaks pank kinnitama nõude loovutamist, st et tasumine peab toimuma pangale! Arvekeskuses tuleb olla tähelepanelik, et arve tasumine toimuks pangale (faktooringu andjale), mitte hankijale! St ostuarve xml failis peab olema makse saajana juba panga IBAN!
Faktooritud arve näidis praktikast: Arve pdf pildil info: Samas arve xml failis oli tarnija IBAN ning kui raamatupidaja ei märkaks PDF arvel olnud märkust, oleks arve läinud valele IBANile!
Osturaamatupidamine ja varade arvestus, muud tähelepanekud Arvete menetlemine Arvekeskuses viibib! Põhjuseks sageli asendaja mitte määramine puhkuseperioodiks, liiga pikad viisaringid jms. NB! Juhid võiksid sagedamini ostuarvete aktsepteerimist edasi volitada (nt igakuised haldusarved, juhi poolt eelnevalt sõlmitud lepingute alusel esitatavad igakuised rendiarved jms) Tegevusala koodid ja nende õigsus!
Osturaamatupidamine ja varade arvestus, muud tähelepanekud Lõpetamata ehitise kajastamine - Lõpetamata ehituse korral on vajalik inventuuridokumentidesse lisada „Lõpetamata ehituse inventuurinimekiri“ kus on kirjas objekti valmimise aeg. - Iga uue objekti lisandudes (siis, kui saabub esimene arve) märkida Arvekeskuses kommentaari lahtrisse tööde/soetuse tähtaeg. Info objekti valmimise kohta kantakse raamatupidaja poolt SAP põhivara kaardile ning selle põhjal inventeeritakse raamatupidamises lõpetamata ehitusi.
Osturaamatupidamine ja varade arvestus, aasta lõpuga seotud teemad Ettemaksud ja nende periodiseerimine! - Aasta lõpus viime läbi bilansis kajastatud ettemaksude (sh ette makstud lähetuskulud, tagatisrahad jms) inventuuri - Detsembris/jaanuaris kontrollime põhjalikumalt saabuvatel 2019 ostuarvetel kajastatud kulude tekkepõhisust ja vormistatud akte - Palun juhendada ja nõustada hallatavaid asutusi. Saadame ametiasutustele e-kirjaga ettemaksude kajastamise metoodilise juhendi.
Osturaamatupidamine ja varade arvestus, aasta lõpuga seotud teemad NÄIDE 2018. AASTAST: Asutus ja tarnija sõlmisid teenuslepingu muudatuse, mille kohaselt lepiti kokku, et tööd teostatakse tegelikult jaanuaris 2019, kuid arve esitatakse ja akt vormistatakse detsembris 2018. Lepingu muudatus ja detsembrikuu akt oli lisatud Arvekeskuses detsembrikuu arvele. Väljavõte lepingu muudatusest:
Osturaamatupidamine ja varade arvestus, aasta lõpuga seotud teemad 2019. aasta kuludokumendid peaks Arvekeskuses jõudma raamatupidajale: sõidupäevikud hiljemalt 6.01 (INF14 esitamine!). Palume saata haldusala töötajatele meeldetuletused! muud kuludokumendid (sh ostuarved, majanduskulu aruanded) hiljemalt 17.01 Linnal saldoandmike esitamise tähtaeg 25.01
Müügiraamatupidamine 2019 2019 märksõnad: E-arved alates 01.07.2019. Tagame originaallepingu numbri edastamise Kliendikaardi automaatne loomine ja andmete uuendamine päringutega rahvastiku- ja äriregistrisse teenuse saaja andmed päritakse registri- või isikukoodi alusel Uuendatud algandmete tabelid, puudub vajadus postiaadressi järele https://www.tallinn.ee/est/finantsteenistus/Andmete-edastamise-vormid Kliendi e-posti aadresside korrastamine. Arved väljastatakse ühele e-posti aadressile
Müügiraamatupidamine 2019 Uued metoodikad https://www.tallinn.ee/est/finantsteenistus/Kulud,-tulud: Edasimüügi eesmärgil soetatud kaupade müük Ühispiletite ehk komplekspiletite müük Linna ametite tulude kordade uuendamine sh allsüsteemide tööprotsesside kirjeldamine
Müügiraamatupidamine 2019 Uued infosüsteemid: KOMAKE – koolituste ja kursuste haldamine CompuCash kassasüsteem Hariduse andmekogu – automaatselt saadetakse SAPi vaid uued lepingud, kõigist lepingute muudatustest tuleb teavitada kirjalikult Infosüsteemide paljusus nõuab oskusi andmete võrdlemiseks raamatupidamisega Koostöö infosüsteemide arendajatega
Müügiraamatupidamine 2019 Müügiteenuste menetlemine ATAKis Müügiraamatupidamise ja nõuete halduseks vajalik aruandlus SAP Portalis Nõuete inventuur Kliendi ettemaksude kontrollimine, vajadusel kliendile tagastada või teostada tasaarveldused Lootusetud nõuded bilansist välja Sularahakassa inventuur
Linnakassa
Makseliiklus - hetkeolukord Väljamaksed kolmest pangast (Swedbank, LHV, SEB): maksed liiguvad kiiremini linnale soodsam suurem tähelepanu rahavoogude planeerimisel
Makseliiklus - tulevik Väljamaksete tegemine tuleviku väärtuspäevaga ehk kõik maksed on tehtud ja panka saadetud väärtuspäevale eelneval päeval: maksed liiguvad veel kiiremini tõrgete korral on riskid paremini maandatud pankadevahelise likviidsuse planeerimiseks on rohkem aega suurem tähelepanu arvete õigeaegsel menetlemisel suurem tähelepanu palgamaksete aluseks olevate dokumentide õigeaegsel menetlemisel
Makseliiklus - pangakaardid Deebetkaardi lahenduste kasutamine asutuste internetipõhiste maksete tegemiseks, tööprotsesside tõhustamiseks: asutustele deebetkaardi andmete väljastamine sotsiaaltöötajatele deebetkaardi andmete väljastamine klientidele toidu tellimiseks
Nõuete haldus - põhimõtted Korra kehtestamine, sh ülesannete ja vastutuse jaotus: teenuse osutaja ülesanne on lepingu sõlmimisele/arve väljastamisele eelnev kontroll finantsteenistuse/õigusteenistuse ülesanne on esmased tegevused võla sissenõudmisel (meeldetuletus, võimalik tasaarveldus jne) inkassoettevõtte ülesanne on edasine võla menetlus
Nõuete haldus – edasised tegevused Korra kehtestamine, sh kooskõlastamine Inkassopartneri hanke läbiviimine ja lepingu sõlmimine Infopäeva(de) korraldamine Tehnilise lahenduse seadistamine/arendamine
Eelarvestamine - tulevik Uue arengukava, selle tegevuskava, strateegia ja eelarve seoste loomine ühtlustatud süsteem, mis tagaks arengukava eesmärkide täitmise läbi eelarve Eelarvestamise protsesside analüüs ja nende optimeerimine: andmete edastamine ja muutmine ühtses läbipaistvas süsteemis, sh selle tarkvaraline tagamine kasutajasõbralik aruandlus ja eelarve menetlus ühes süstemis olemasolevate andmete kasutamine, topeltsisestamise vältimine
Eelarvestamine - tulevik Kulumudelite loomine: Valdkonna/asutuse eripärasid arvestav Standardid, reaalsed kulutekitajad Ostutellimuste süsteemi loomine: eelarve täitmise tekitaja on ostutellimus, mis tagab adekvaatsema eelarve täitmise rõhk ostutellimuse, mitte arve kooskõlastamisel
Finantsjuhtimise teenuse osutamine Hetkel toimib Ettevõtlusametis Eeldused: ameti ja selle juhtkonna soov ja valmisolek ameti suurus rollide selge jaotus ja nende kokku leppimine asenduste tagamine
Väiksed meeldetuletused Palun jälgige: Ettemakse ja nende kooskõlastamist Maksetähtaegu Arvete viseerimist Tähtaegu eelarvete menetlemisel
Katrin Kendra Kaja Vahar Silver Tamm Linna finantsteenistus Kena jõuluaega! Aitäh! Katrin Kendra Kaja Vahar Silver Tamm Linna finantsteenistus