Preparation of project budget Projekti eelarve koostamine Applicant Seminar Seminar toetuse taotlejatele Preparation of project budget Projekti eelarve koostamine Joint Technical Secretariat Ühine tehniline sekretariaat

Eligibility In order to be eligible, costs have to be: Shown in the approved AF Comply with the visibility requirements Necessary for implementation of the project Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management (3E principles of economy, efficiency and effectiveness) 2 2

Abikõlblikkus Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud: Esitada kinnitatud taotlusvormil Järgida nähtavuse nõudeid Vajalikud projekti elluviimiseks Tuvastatavad ja kontrollitavad, eelkõige kirjendatud raamatupidamise dokumentides Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise nõuetele (3E põhimõttle ökonoomsus, majanduslik efektiivsus ja tõhusus) 3 3

Documents You need to follow up: Programme document Guidelines for Grant Applicants Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Community external actions (Annex 8.3. to Guidelines) PRAG National legislation 4 4

Dokumendid Pead jälgima: Programmdokumenti Juhendit toetuse taotlejale Euroopa Ühenduse välistegevuse raames hangete korraldamine toetusesaajale (juhend, lisa 8.3.) EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitlev praktiline juh (PRAG) Riiklikku seadusandlust 5 5

Budget lines (cost categories) Human resources (1) Travel costs (2) Equipment and supplies (3) Direct local office costs (4) Other costs and external services (5) Infrastructure (6) In kind Administrative costs Contingency reserve 6 6

Eelarverubriik (kulukategooriates) Inimressursid (1) Reisikulud (2) Seadmed ja tarvikud (3) Otsesed kohaliku kontori kulud (4) Muud kulud ja sisseostetavad teenused (5) Infrastruktuur (6) Mitterahalised kulud Halduskulud Ettenägematute kulude reserv 7 7

Human resources Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project –wages (including employment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country) Employees can be employed either full-time or part-time for the project Each person working at the project must fill in timesheets, indicating the hours worked 8 8

Inimressursid Sisaldab ainult otseselt projekti ellu viivate projekti töötajate palgakulusid, kes töötavad toetusesaaja ja/või projektipartneri(te) organisatsiooni(de)s. (sh. töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustusmaks, tervisekindlustus ja muud töötasuga seonduvad kulud vastavas riigis) Töötajad võivad projektis töötada täistööajaga või osalise tööajaga Iga projektis töötav isik peab täitma tööajatabeleid, kus on toodud töötatud tunnid 9 9

Human resources The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other or employees of their organisations in order to carry out project activities The staff costs should be comparable with the salaries on the market and have to be calculated based on national legislation requirements and the principles The cost of staff assigned to the project is not a in-kind contribution 10 10

Inimressursid Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid ei tohi teineteisega oma organisatsioonide töötajatega sõlmida alltöövõtu lepinguid projeti tegevuste elluviimiseks Personalikulud peavad olema võrreldavad palkadega tööturul ja neid tuleb arvutada järgides siseriiklikke põhimõtteid, õigusakte ja nõudeid Projektis määratud personalikulu ei ole mitterahaline panus 11 11

Human resources/Inimressursid Please do not include staff names, surnames!!! Palun ärge lisage töötajate ees-ja perekonnanimesid!!! 12 12

Travel costs Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for the car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs NB! In case travelling outside the Programme territory is foreseen in the project, costs shall be planned under separate line within this Budget Heading - specify planned travels Latvian, Estonian Beneficiaries and project partner(s) and Russian public authorities have to follow their usual practice in setting the daily allowance and accommodation rates based on the national legislation setting limits for the business trips 13 13

Reisikulud Kulud võivad sisaldada lennu-, rongi- ja bussipileteid (turistiklass), kütust autole, reisiks renditud sõiduki kasutamise kulu, viisa ja reisikindlustuse kulusid NB! Juhul kui reisite väljaspool programmi territooriumi on ettenähtud, et kulud tuleb planeerida samas eelarverubriigis eraldi real– täpsusta kavandatavat reisi Läti ja Eesti toetusesaajad ja projekti partner(id) ning Venemaa avaliku võimu asutused peavad järgima oma tavalist praktikat päevarahade ja majutuskulude arvestamisel, ning kinni pidama oma siseriiklikest lähetuste piirmääradest 14 14

Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs) Per diems are paid for the missions abroad and within the home country of the Beneficiary/respective project partner requiring an overnight stay Per diems are allowed only for the staff members indicated in Heading 1 “Human resources” and seminar/conference participants and with specific rules to associated partners Per diems cover costs of accommodation, daily allowances (meals and sundry expenses) and local transport in the place of mission http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementa tion/per_diems/index_en.htm 15 15

Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd) Päevaraha makstakse välislähetuse kui ka siseriikliku lähetuse puhul kui projekti toetusesaajal või vastaval projekti partneril on vaja läetuses olles ööbida Päevaraha on lubatud maksta ainult töötajatele, kes on näidatud eelarverubriigi 1 “Inimressursid” all ja seminaril/konverentsil osalejatele ning erireeglite alusel ka seotud partneritele Päevaraha katab kulud majutusele, päevaraha (söök ja muud pisikulud) ja kohalikule transpordile lähetuskohas http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementa tion/per_diems/index_en.htm 16 16

Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs) NB! Per diems shall be planned under the Budget Heading 2 “Travel costs” If meals, accomodations are already paid from someone, these expenses must be deducted from per diem amount 17 17

Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd) NB! Päevaraha peab olema planeeritud eelarverubriigi 2 “Reisikulud” all Kui söök ja majutus on makstud kellegi teise poolt, siis tuleb need kulud maha arvata päevaraha summast 18 18

Travel costs/Reisikulud 19 19

Equipment and supplies Types of equipment and supplies, have to be in line with the aim of the project and crucial to the achievement of the project’s objectives Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules If the total costs in this budget line ≥ EUR 100,000, a Pre- Feasibility Study has to be provided NB! Production equipment, which is used for the profit generation is not eligible under the Programme 20 20

Seadmed ja tarvikud Seadmed ja tarvikud peavad olema kooskõlas projekti eesmärkidega ja vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks Iga kaasfinantseeritava seadme puhul tuleb järgida teavitamise ja avalikustamise juhiseid Kui kogukulud selles eelarverubriigis on ≥ EUR 100.000, siis tuleb esitada eelteostatavusuuring NB! Tootmisseaded, mida kasutatakse tulu saamiseks, ei ole abikõlblikud programmi raames 21 21

Equipment and supplies Costs for purchase or rent of equipment (new or used) and supplies are eligible, if: these items are specifically needed for the purposes of the implementation of the project are listed in the approved project budget correspond to market prices are purchased following the provisions of Guidelines 22 22

Seadmed ja tarvikud Ostetud ja renditud seadmete (uute või kasutatud) ja tarvikute kulud on abikõlblikud kui: need esemed on eriti vajalikud projekti elluviimiseks on loetletud heakskiidetud projekti eelarves vastavad turuhindadele on ostetud järgides juhistes sätestatud suuniseid 23 23

Equipment and supplies Second hand equipment is eligible under three conditions: the seller of the second hand equipment shall provide a declaration stating its origin (original invoice from the sellers), and confirm that at no point during previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants the price of the equipment shall not exceed its market value and shall be less than the cost of similar new equipment the equipment shall have the technical characteristics necessary for operation and comply with applicable norms and standards 24 24

Seadmed ja tarvikud Kasutatud seadmed on abikõlblikud kolmel tingimusel: kasutatud seadmete müüja peab esitama deklaratsiooni, kus ära näidatud selle päritolumaa (müüja originaalarve) ja kinnitab, et viimase seitsme aasta jooksul ei ole seda ostetud riiklike või Euroopa Ühenduse toetuste rahastamisel seadmete hind ei tohi ületada turuhinda ning peab olema väiksem kui samasuguste uute seadmete hind seadmetel peavad olema tehnilised näitajad, mis tööks vajalikud ning mis vastavad kehtivatele normidele ja standarditele 25 25

Equipment and supplies/ seadmed ja tarvikud Please do not include specific equipment and supplier names!!! Palun ärge lisage konkreetsete seadmete ja pakkujate nimesid! 26 26

Direct local office costs Costs which are invoiced directly to the project - costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of the car used by the project on daily base) Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified NB! In case the Beneficiary and/or the project partner(s) is using its own premises and it is considered as in-kind contribution to the project, the costs shall be budgeted in the corresponding column of the Project Budget 27 27

Otsesed kohaliku kontori kulud Kulud, mille kohta on esitatud arve otse projektile – kulud kohalikule kontorile juhul, kui projekti tegevuste elluviimiseks on vaja rentida eraldi kontor, jooksvad kontorikulud ja transpordikulud (auto mida üüritakse, liisitakse või kasutatakse otseselt projekti elluviimiseks) Eraldi kontori rentimine on pigem erandlik ja selle vajadus peab olema selgelt põhjendatud NB! Juhul kui toetusesaaja ja/või projekti partner kasutab oma ruume ja seda loetakse mitterahaliseks panuseks projekti, siis need kulud tuleb kajastada projekti eelarve vastavas veerus 28 28

Direct local office costs 29 29

Other costs and external services All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure, expenditure verification should be listed under this Budget Heading (also audit costs for expenditure verification) Per diems/travel costs of consultants should be included into their remuneration (contract) The type of expertise per each contract planned to be sub-contracted must be specified separately in the Budget The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other 30 30

Muud kulud ja sisseostetavad teenused Kõik sisseostetavad teenused/tööd teenuseosutajatega peavad vastama riigihanke seaduse nõuetele, kulude kontroll tuleb loetleda selle eelarverubriigi all (samuti audiitori kulud kulude kontrollile) Konsultantide päevarahad/reisikulud tuleb lisada nende töötasu sisse (lepingusse) Iga ekspertteenus, mida plaanitakse sisse osta, tuleb eelarves eraldi välja tuua Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid ei tohi teineteise ega oma organisatsioonide töötajatega alltöövõtulepinguid sõlmida projektitegevuste elluviimiseks 31 31

Infrastructure Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure and their supervision Investments are financed only in case they are necessary for reaching the results of the project and fulfill requirements of the Programme Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land 32 32

Infrastruktuur Tööd ja teenused, mis seotud ehituse, remondi, infrastruktuuri paigalduse ja järelevalvega Investeeringuid rahastatakse ainult juhul, kui need on vajalikud projekti tulemuste saavutamiseks ja programmi nõuete täitmiseks Investeeringud, mida kaasrahastatakse programmist, peavad olema suunatud avalikuks kasutuseks projekti elluviimise ajal st. selle kasutamine ei saa olla piiratud ainult projekti partneritega Asjakohane projekti partner peab olema maaomanik ja/või omama maa hoonestusõigust 33 33

Infrastructure All services and works sub-contracted to an external service provider have to strictly follow procurement procedures described in section 3.2.5 of the Guidelines (RUS private institutions and NGOs must follow PRAG rules) List each work and service contract as a separate item in the project budget Provide the detailed description of works and services in the project budget, approved Technical specification and/or Pre-Feasibility Study NB! Activities for preparation of the technical documentation for infrastructure and its establishment cannot be supported within one project 34 34

Infrastruktuur Rangelt tuleb järgida hanke protseduure kõikide teenuste ja tööde sisseostmisel välistelt teenusepakkujatelt, kirjeldatud juhendi punktis 3.2.5 (Venemaa eraettevõtted ja MTÜ-d peavad järgima PRAG reegleid) Loetle iga töö ja teenuse leping eraldi reana projekti eelarves Esita tööde ja teenuste kohta detailne kirjeldus projekti eelarves, kinnitatud tehniline kirjeldus ja/või tasuvusanalüüs NB! Ühe projekti raames ei saa toetata tehnilise dokumentatsiooni ettevalmistamist ja selle infrastruktuuri loomist 35 35

In-kind In kind = unpaid voluntary work and use of the Beneficiary’s and/or the project partner’s own premises for implementation of the project activities (max 10% from the total project budget and not exceed own funds) Essential to the project Minimum monthly or hourly official national net salary level is followed when calculating the value of in-kind contribution Based on written agreement Proved by timesheets, signed by the volunteer and supervisor Unpaid voluntary work (for example - students carrying out research of the project) 36 36

Põhineb kirjalikul kokkuleppel Mitterahalised kulud Mitterahaline = tasustamata vabatahtlik töö ja toetusesaaja ja/või projektipartneri omaenda ruumide kasutamine projektitegevuste elluviimiseks (max 10% projekti kogueelarvest ja ei tohi ületada omavahendeid) Olulised projektile Mitterahalise panuse kogumaksumuse arvutamisel järgitakse riigi ametlikku minimaalset igakuist või tunni neto palgataset Põhineb kirjalikul kokkuleppel Tõendatakse tööajatabeliga, allkirjastatud vabatahtliku ja juhendaja poolt Tasustamata vabatahtlik töö (näiteks – õpilased viivad läbi uuringuid projektis) 37 37

Administrative costs Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating…) Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget If the applicant/ partner is in receipt of an operating grant financed from the EU budget no indirect costs may be claimed within the proposed budget for the project Indirect administrative costs cannot exceed 7% of the total direct eligible cost of the project and calculated on percentage or pro rata basis according to justified and clear method 38 38

Halduskulud Kaudsed halduskulud on seotud projekti elluviimiseks kasutatava kontori jooksvate kuludega (elekter, küte…) Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need ei sisalda teistes eelarverubriikides olevaid kulusid Kui taotleja/ partner on saanud tegevustoetust EL eelarvest, siis kaudseid kulusid ei ole võimalik kavandada projekti eelarves Kaudsed halduskulud ei tohi ületada 7% projekti otsestest abikõlblikest kuludest ja arvutatakse protsendina või proportsionaalselt vastavalt põhjendatud ja selgel meetodil 39 39

Contingency reserve (CR) A contingency reserve - an amount set aside, but not allocated in advance, to accommodate unforeseeable spending pressures during the project implementation Not exceeding 5% of the direct eligible costs of the project may be included in the project budget, without increasing the total amount to be financed by the Joint Managing Authority It can be used only for the implementation of the project activities with the prior written authorisation of the Joint Managing Authority NB!!! To use the CR you will have to provide detailed justification and evidence for the use of CR 40 40

Ettenägematute kulude reserv Ettenägemaute kulude reserv – nö.kõrvale pandud summa, kuid seda ei eraldata ette, kaetakse ettenägematult suurenenud kulusid projekti elluviimise ajal Ei ületa 5% projekti otsestest abikõlblikest kuludest võib lisada projekti eelarvesse, ilma et projekti kogumaht suureneks, mida rahastab ühine korraldusasutus (JMA) Seda saab kasutada ainult projekti tegevuste elluviimiseks, eelneva kirjaliku loa alusel ühiselt korraldusasutuselt (JMA) NB!!! Et kasutada ettenägematut reservi pead esitama detailse põhjenduse ja tõenduse selle kasutamise vajalikkuse kohta 41 41

Suggestions for the Applicant Preparing a project budget: Put your activities into an action plan (such as the one in the Application form) including which partner is responsible Review the list of activities and ask each partner to fullfill the XIV Worksheet in the Application form with a budget for each cost items they are responsible for Enter the received data from the project partners into the Application Form Budget 42 42

Soovitused taotlejale Pane tegevused tegevuskavasse (nagu taotlusvormis) sealhulgas kirjelda ka partnerite vastutust Vaata läbi tegevuste loetelu ja palu igalt partnerilt täidetud taotlusvormi töölehte XIV koos iga kuluartikliga, mille eest nad eelarves vastutavad Sisesta partneritelt saadud andmed taotlusvormi eelarvesse Projekti eelarve ettevalmistamine: 43 43

Ineligible costs Debts and provisions for losses or debts Interest owed Items already financed in another framework (double financing) Purchases of land or buildings (except under specific conditions) Currency exchange losses Taxes (except employment taxes), including recoverable VAT Credits (loans) to third parties Fines, financial penalties and expenses of litigation 44 44

Mitteabikõlblikud kulud Võlad ja kahjumi või võlgade katmine Võlaintressid Kulud, mida on juba rahastatud mõnel muul viisil Kinnisvara (maa või hooned) ostmine, (väljaarvatud teatavatel tingimustel) Valuutavahetuse kahjumid Maksud (väljaarvatud töötasuga seotud maksud), sealhulgas tagastatav käibemaks Laenud kolmandatele osapooltele Viivised, rahatrahvid ja kohtukulud 45 45

JTS contacts/ÜTS kontaktid www.estlatrus.eu Email/e-post: info@estlatrus.eu Phone/telefon: +371 6750 9524 Address/aadress: Ausekla Str. 14-3, Riga 46 46