KODANIKUÜHISKOND EESTIS CIVIL SOCIETY IN ESTONIA Õppejõud: Vassili Golikov, MA Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projektikirjutamine ja juhendamine. (Teooria ja praktika)

SEMINARI KAVA 1. Projektid, programmid ja projektitaotlused (mõiste) 2. Millest saab alguse hea projektitaotlus 3. Probleemi kirjeldamine 4. Sihtgruppide ja kasusaajate määratlemine 5. Tegevuskava koostamine 6. Projekti juhtimisstruktuuri kavandamine 7. Projekti eelarve koostamine 8. Projekti eeldatavate tulemuste kirjeldamine 9.Projekti tulemuste hindamist võimaldavate indikaatorite määratlemin 10. Ohtlikud vead projektitaotluste koostamisel ja milliseid projekte ei rahastata

Projekt – Mis see on? Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti mõiste • Uudne • Ühekordne • Ajaline piiritletus • erakorraliste ressursside vajadus • Interdistsiplinaarne • Keeruline plaanida • Keeruline juhtida • Riskiohud • Konfliktsus • Tähendus Ajutine ühekordne ülesanne, millel on selgelt määratletud tulemuslikud, kulutuslikud ja kestuseesmärgid. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekt - mõiste Projekt - (mittetulundusliku/avaliku sektori projekti puhul) on dokument, mis käsitleb järgmisi teemasid: taotleja, eesmärk, sihtrühm, põhjendus, seos arengukavadega, tegevuste kirjeldus, meetod, jätkusuutlikkus, eelarve, seletuskiri, partnerlus, piiriülene koostöö, juhtimisstruktuur, tehnilised/tehnoloogilised aspektid, juriidiline alus, avalikustamine, riskid (SWOT), hindamine jne. Mahult on projekt tavaliselt paarkümmend lehekülge. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Programmi mõiste Programm on – kogum projekte, mis on omavahel seotud läbi ühise strateegilise eesmärgi. Või – ühte või mitut tugevat, selgelt eristuvat teemat (n. ühine tehnoloogia, ressursibaas või kliendibaas) omavate projektide kogum, mis eeldab ühendatud juhtimisstruktuuri. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Programmi mõiste Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projektitaotlus mõiste Sõltumata rahastavast institutsioonist sisaldab projektitaotlus alati järgmist: Probleemi või hetkesituatsiooni kirjeldust Eesmärki Tegevuskava Eelarvet Projekti meeskonna ja juhtimissüsteemi kirjeldust Eeldatavate tulemuste kirjeldust Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Miks, Kuidas ja Millal on vaja kirjutada projekte? Miks? – Projekt see on reaalne tegevus mille eesmärgiks on lahendada/muuta olukorda. Kuidas? – Projekti kirjutamine sõltub tingimustest mis on ettenähtud konkursil/programmis Millal? – Soovitav projekti kirjutada 1 kuu jooksul enne tähtaega lõppes. Suure projektiga on soovitav alustada 6/12 kuud enne tähtaja lõppu. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti planeerimise täiustamiseks P.A.R.C (P+3T) Planning – Planeering Action – Tegevus Reflection – Tagasivaatev hinnang Celebration – Tähistamine S.M.A.R.T. eesmärgid (S.M.S.R.T.) Specific – Spetsiigilised Measurable – Määdetavad Achievable – Saavutatavad Realistic – Realistlikud Time – bound – Tähtaegadest kinnipidamine Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti juhtimine Projektijuhtimine on teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnika rakendamine nii, et oleks võimalik teostada projekti eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused.

PROJEKTI JUHTIMISE 10 PÕHIPRINTSIIPI Vajaduste hindamine Vajaduste prioritiseerimine Meeskonna kokkupanek ja meeskonnaliikmete oskuste ülevaade Ajurünnak ja projekti valik Eelarve ja ajakava koostamine ja rahaallikate ülevaatamine Partnerlussuhete ehitamine – juhendaja valik Rahaliste vahendite ja ressursside kogumine Projekti elluviimine – projekti juhtimine = personali, aja, raha, ja efektiivsuse juhtimine Väline projektimonitooring ja hindamine Aruande koostamine –läbimõtlemine ja ülevaade nin tähistamine Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

S.M.E.A.C. (S.M.E.A.K) Situation – situatsioon kirjelda oma kogukonna spetiifilisi vajadusi Mission – mida me peaks tegema, et vajadusi täita Execution – kuidas te projekti ellu viite (Millal? Kus? Kuidas? Mis materjalid? jne?) Administratsion – kes teeb mida? Iga meeskonnaliikme roll? Communication – kuidas edastada infot projekti kohta kogukonnas.

HEA PROJEKTI STRUKTIUUR

Probleemi kirjelduse koostamine Ükskõik, millise nurga alt me seda teeme, igal juhul peab siit selguma see, miks see projekt käivitatakse. Mida rohkem on võimalik projekti vajaduse põhjenduses välja tuua numbrilisi näitajaid, seda parem. Kui vajadust põhjendab mingi uuring on see väga tugev argument ja projekti seda alalõiku hinnatakse kindlasti kõrge hindega. NB! Kõik väited peavad olema tõesed ja tõestatavad.

Sihtgruppi ja kasusaajate määramine Kasusaajad Asutus, organisatsioon või inimrühm, kelle huvides projekti teostatakse või kes saab projekti tulemusest mingit kasu. Sihtrühm Sihtrühmaks on need asutused, organisatsioonid või INIMESED, kes hakkavad projekti väljundeid kasutama

Probleemi omanik Raha omanik Lahenduse pakkuja Tellija Kasusaja Teostaja Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Põhilised osapoled projektides Tellija Teostaja INFO Probkeemi omanik Raha Omanik Lahenduste pakkuja Tulemus Aeg Hind Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Kasusaajad ja sihtrühmad Kes on projekti algatanud? Kellele on projekt suunatud? Kas projekti sihtrühm on projektist huvitatud? Kes on kasusaaja? Kas kasu jõuab ka sihtrühmani? Kas partner on kasusaaja? JNE. Üks olulisemaid punkte hindamisel NB! Kes teeb projekti ja kellele Kes saab kasu-projekti taotleja, partnerid, sihtrühm või ühiskond Sidusrühmad Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Tegevuskava koostamine Tegevuskava on projekti A ja O Tegevuskava peab olema selgem, konkreetne ja ühilduv kõigi teiste projekti osadega kaasa arvatud eelarvega! Tegevuskava võiks välja tuua tegevuste pakkettidena tabelite kujul Tegevuskava näita ära tegevuste läbiviimise aeg, tegevuse läbivija/vastutaja. Tegevused viivad eesmärgini.

Projekti juhtimissstukruur Projektgrupi liige Isik, kes on valitud projekti messkondi tema erialaste oskuste pärast ning kellel ülesandeks on konkreetsete tööde teostamine projekti käigus. Projekti juhtimisstuktuur Näitab seda, kuidas on projektgrupi liikmed grupeerunud, millised on vastutusvaldkonnad ja alluvussuhted Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

IT ja kommisnikatsioonijuht Projektijuht Raamatupidaja Koordinaator IT ja kommisnikatsioonijuht Assistent Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti juhtimissstukruur Projektijuhist sõltub projekti edukus otsi kogemustega inimest! Projektijuht peab olema kaasatud projekti ja eelarve väljatöötamisse Ära tee projekti juhtimist keeruliseks ja kohmakaks, ekspert peaks ka asjast aru saama! Ära administreeri üle! Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti eelarve koostamine Kulude plaani olemasolu on oluline eelkõige: projekti rahastajale organisatsiooni juhtkonnale projekti juhile Kulude plaanimine annab projekti rahastajale võimaluse tagada õigeaegne rahaliste vahendite olemasolu. Organisatsiooni juhtkonnale või rahastajale on kulude plaan üheks vastuvõetavate otsuste aluseks. Projekti juhile on kulueelarve projekti järelvalve ja kontrolli instrumendiks Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti eelarve koostamine Iga tegevus projektis võib olla seotud: Töö teostajate palgakuluga Töö teostamiseks vajalike materjalide kuluga Tegevuse läbiviimiseks kasutatavate vahendite kuluga Sisseostetavate teenuste kuluga (allhangete kulu) Kapitalikuluga jt. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti eelarve koostamise kululiiged Tööjõukulu Tellitud tööd ja teenused Kontorikulud Üritused Lähetused Teavitamine Investeeringud Muud otsesed kulud Organisatsiooni tegevus-ja/või arenduskulud (KÜSKi eelarve vorm) Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

EELARVE: Otse- ja kaudsed kulud OTSEKULUD on need kulutused, mida saab dokumnetaalselt tõestada ja mis on projekti teostamiseks otseselt vajalikud. KAUDSED KULUD on need, mida ei ole võimalik täpselt fikseerida, tihti neid nimetakse üldkuludeks. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Eelarve koostamine Tegevused peavad olema seotud eelarvega Eelarve peab olema sellise detailsusega, et sellest saab aru ka tavaline inimene. Eelarve peab vastama nõutele: Projekti juhtimisega seotud kulutused Lubatud ja MITTELUBATUD kulud Oma ja kaasfinantseerimise osakaal Rahalise ja mitterahalise finantsererimise osakaal Ja muud tingimused, kirjutatud projektijuhendis. Maksmus peab olema põhjendatud/realistlik Hinnapakkumised peavad olema kooskõlas eelarvega. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Põhilised vead eelarve koostamisel Töötasus unustatakse ära maksud Mitterahaline ja rahaline osa näidatakse eelarves valesti Eelarvesse pumbatakse nn “õhku” ja mittevajalikud kulud Näidatakse kulutusi, mis on tehtud enne õiget aega Eelarvesse kirjutatakse projektiga mitte seotud kulutusi Koonerdatakse Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Projekti eelarve koostamisene NB! Projekti eelarve koostamisel: Alusta eelarve tegemist varakult, ole põhjalik Võta pakkumisi, arvesta nendega! Tee reaalne eelarve! Ära pane õhku sisse ega koonerda! Pikaajalise projekti korral arvesta inflatsiooniga! Jälgi mitteabikõlblike kulutuste loetelu! Planeeri omafinansereinmist täpselt, vastavalt projektijuhise infole! Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Eeldatavate tulemuste kirjeldamine Kvantitativsed ja Kvalitatiivsed tulemused (kirjeldav mõõdetavates suurusted) Osalejate arv Trükkiste tiraaž Lehekülgede arv Kilogrammid, meetrid jne (võimalik ainnult teostades uuringuid) Turvatunde kasv Rahuolu suurenemine Teadlikkuse tõus Jms.

Eeldatavate tulemuste kirjeldamine Igal projektil on olemas kvantitatiivsed tulemused, ja neid tuleb välja tuua konkreetsete numbritena. (Osales 400 in, prinditud 500 käsiraamatuid, jne) Mida rohkem võimalik neid väljatuua, seda parem. Kvalitatiivsete tulemuste korral, peab ette näha nii projekti tegevuskavas kui eelarves eel-ja järeluuringut. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Eeldatavate tulemuste kirjeldamine Hindamis komisjoon või ekspert võrdleb saavutatud ja lubatud tulemused projekti taotlusvormiga. Oodatavat tulemust tuleb kirjeldada. Komisjon ega ekspert ei tee ise järeldusi. Tulemus ei ole tegevus! Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Tulemuste levitamine Projekti tulemuste levitamise eesmärk on: et tulemusi kasutaksid võimalikult paljud huvigrupid, kes projektiga seotud informatsioonist kasu saavad; kellele võiks tuua mingit kasu projektiga seotud informatsioon; kuidas see info võiks nendeni jõuda (poster,uudiskiri, brožüür, veebileht, infoseminar jms); milline peaks olema huvilistele edastatav põhisõnum; millal oleks parim aeg sõnumi edastamiseks. Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

Jätkusuutlikkus Projekti otsene jätkusuutlikkus elluviimisele järgnevate taotleja ja partnerite poolt läbiviidavate/organiseeritavate tegevuste kirjeldus, planeeritav maksumus, finantseerimise allikad, rahaline kaetus (nt. jooksvate kulude katmine pärast projekti lõppemist), otsese jätkusuutlikkuse tõestatus. Projekti kaudne jätkusuutlikkus projekti elluviimisega loodud eeldused edasiseks arenguks, prognoosid (nt. projekt loob teatud eeldused erainvestoritele, prognoositakse töökoha loomist teatava perioodi jooksul). Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012

KONTROLLKÜSIMUSED Miks kirjutada projekte? Mis on S.M.A.R.T eesmärgid? Kes on kasusaaja ja kes on sihtrühm? Mis vahe on otsestel kuludel ja kaudsetel kuludel? Mis on kvantitatiivsed ja kvalitatiivsed tulemused? Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012